Även om lagen tillåter klubben och dess sektioner att använda och bearbeta innehavd information, anser klubben att det är att föredra att medlemmarna känner till hur klubben och sektionerna avser att använda dessa uppgifter och att medlemmarna ges tillfälle till samtycke till detta användande, vilket lämnas genom påskrift på medlemsansökan. Särskilt behöver klubben medlemmarnas samtycke för att inom ramen för lagen sända ut personliga uppgifter utanför European Economic Area (EEC, Norge, Island och Lichtenstein). Vi är en internationell klubb och våra publikationer går ut till alla våra medlemmar, en stor andel av dem utanför EEA, inklusive Australien, Canada, Nya Zealand, Asien, Afrika, USA och Schweiz.

Denna not är ett försök att sammanfatta huvuddragen i en mycket komplicerad lagstiftning. Klubben har givitvis för avsikt att agera på bästa möjliga sätt inom ramen för ifrågavarande lag. För de som är intresserade har Data Protection Registry en mycket informativ web site på adressen www.dpr.gov.uk

Den information lubben har om varje enskild medlem kan uppdelas i två kategorier:

Personliga uppgifter som lämnats av varje enskild medlem (dvs namn, postadress, email och andra adressuppgifter, telefon- och telefaxnummer och medlemsstatus samt

• Uppgifter om fordon i varje enskild medlems vård eller kontroll eller ägo (bilägarens namn, land och andra detaljer inkluderande uppgifter om chassi, registrering, kaross, tidigare ägare, historia, fotosamlingar och andra informationer om fordonet i klubbens eller sektions ägo).

Klubbens och dess sektioner har under varje enskild medlems livstid samt även efter det att medlemskapet upphört rätt att lagra, behandla, använda, uppge personliga uppgifter liksom biluppgifter i samband med:

• klubbens eller någon sektions administration, ledarskap och affärsaktiviteter inkluderande upprättande av register över medlemmar och medlemmarnas fordon samt på fordonens identifierbara detaljer.
• forskning
• produktion och publicering på vilket sätt som helst av klubb- eller sektionsbulletiner, nyhetsbrev eller andra publikationer eller material om klubbens eller dess sektioner, deras medlemmar och/eller fordon inklusive register över fordonsdetaljer och
• releaser och informationsdistribution i anledning av ovannämnda aktiviteter, eller det som redan finns i klubbens eller sektionernas register (records), inom och utanför European Economic Area till medlemmar, klubben, sektioner och bilklubbar och organisationer som är intresserade av Rolls-Royce och Bentley bilar.

Klubben och dess sektioner är även berättigade att under varje enskild medlems liv samt även efter det att medlemskapet upphört:

• till tredje man uppge om huruvida en person är medlem eller ej i klubben.
• förse godkända organisationer med en förteckning över medlemmars efternamn och deras medlemsnummer. Med godkänd organisation avses här en person, företag, firma eller organisation som erbjuder eller tillhandahåller tjänster eller varor inom ett av klubben tillämpat schema (tex Richardson Hosken och Club´s Car Insurance Scheme).